Behandling af personoplysninger ved rekruttering

I forbindelse med rekruttering hos Velliv, Pension & Livsforsikring A/S (i det følgende ”Velliv”) behandler vi dine personoplysninger som anført i dette dokument. Velliv er dataansvarlig med hensyn til de personoplysninger, der indsamles og behandles i forbindelse med behandling af din ansøgning.

I forbindelse med rekruttering benytter vi primært rekrutteringssystemet EasyCruit. Formålet med EasyCruit er at lette rekrutteringsprocessen for både dig og Velliv, herunder at gøre det muligt at foretage effektive vurderinger af og kommunikation med dig som kandidat. I forbindelse med brugen af EasyCruit modtager Velliv personoplysninger fra kandidaterne og behandler sådanne personoplysninger som et led i vurderingen af kandidaternes kompetencer og kvalifikationer i forhold til den relevante stilling. Skulle vi modtage ansøgninger udenfor EasyCruit vil nedenstående retningslinjer ligeledes gøre sig gældende for disse ansøgninger og dokumenter.

Behandling af personoplysninger
Vi behandler de oplysninger, herunder personoplysninger, som er indeholdt i din ansøgning og dit cv med henblik på at evaluere din ansøgning. Vi vil også evaluere og vurdere din præstation og kompetencer som følge af et interview. Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger er din anmodning om vores behandling af din ansøgning samt cv forud for indgåelse af en ansættelseskontrakt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.


Såfremt den pågældende stilling kræver, at du gennemfører personlighedstests eller lignende, vil du blive informeret herom, når vi har behandlet din ansøgning. Resultaterne af sådanne tests behandles fortroligt, men indgår i vores bedømmelse af din ansøgning. Resultaterne vil blive slettet, når evalueringsprocessen er afsluttet, medmindre du opnår ansættelse hos Velliv. Retsgrundlaget for gennemførelse af personlighedstest er jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f samt efterfølgende behandling af dette ifm. ansættelse er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Som en del af vores evaluering af dig og din ansøgning kan det være, at vi indhenter referencer fra dine tidligere og/eller nuværende arbejdsgivere. Vi indhenter kun referencer, fra personer som du selv har oplyst, og vores behandlingsgrundlag for oplysningerne og evt. kontakt til referencer er interesseafvejningsreglen jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
Referencerne vil vedrøre oplysninger om 1) Arbejdsrelation 2) Verifikation af oplysninger du har givet i forbindelse med ansøgningen, 3) Faglige og personlige kompetencer, arbejdsopgaver og resultater 4) Præstationer og arbejdskapacitet. Oplysningerne vil alene blive brugt i forbindelse med ansættelsesproceduren.


Vi kan desuden indsamle relevant tilgængelig information fra internettet, herunder fra LinkedIn og sociale medier, om fx kompetencer, aktivitet, generel fremtræden samt oplysninger fra tidligere arbejdsgivere m.fl. Vi indsamler kun de oplysninger, som er nødvendige for at vurdere dine kvalifikationer og egnethed til stillingen. Retsgrundlaget for at indsamle og behandle yderligere oplysninger på internettet, herunder LinkedIn og sociale medier, er interesseafvejningsreglen jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder følsomme personoplysninger som fx oplysninger, der afslører racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet, helbredsoplysninger mv.

Oplysninger om strafbare forhold
Forudsat at du bliver tilbudt stillingen, vil du blive bedt om at fremvise en straffeattest.
Hvis din straffeattest ikke indeholder oplysninger om strafbare forhold, er grundlaget for indhentning jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
I det omfang din straffeattest indeholder oplysninger om strafbare forhold, behandler vi din straffeattest jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.
Så snart formålet med indhentelsen af straffeattesten er opnået, slettes straffeattesten.


Opbevaring og sletning
Hvis du bliver tilbudt en stilling hos Velliv, vil din ansøgning samt yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsen, blive en del af din personalemappe hos Velliv, og vil følge Vellivs slettepolitik for denne.

Hvis du ikke tilbydes en stilling, opbevarer vi din ansøgning og eventuelle yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med rekrutteringsprocessen, i en periode på 6 måneder efter vores afslag, medmindre du har givet dit samtykke til en længere opbevaring af sådanne oplysninger.

Når du uploader en uopfordret ansøgning eller blot dit cv til vores cv-database, vil dine personoplysninger blive gemt i en periode på 6 måneder, medmindre du har givet dit samtykke til en længere opbevaring af sådanne oplysninger.

Modtagere
Velliv benytter rekrutteringssystemet EasyCruit til administration af rekrutteringsprocessen. EasyCruit er en rekrutteringstjeneste udviklet af Visma. Velliv har indgået en databehandleraftale med Visma. Alle underleverandører, som Velliv anvender, er omfattet af databehandleraftaler for at sikre databeskyttelse i henhold til den standard, der følger af gældende databeskyttelseslovgivning.

Vi benytter eksterne leverandører til levering og analyse af eventuelle testresultater fra henholdsvis fagligheds- og/eller personlighedstests. Ligeledes kan vi til særlige stillinger benytte rekrutteringsfirmaer og/eller headhuntere. Velliv har indgået databehandleraftaler med alle sådanne leverandører

Når Velliv overfører dine personoplysninger til tredjeparter uden for EU og EØS, sikrer vi, at dine personoplysninger og databeskyttelsesrettigheder er beskyttet på passende vis ved at sikre enten:

• at Europa-Kommissionen har truffet en afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet
• at der anvendes standardkontrakter, som er godkendt af Europa-Kommissionen eller Datatilsynet
• at der implementeres supplerende foranstaltninger for de tredjelande, hvor lovgivningen i det pågældende land gør det aktuelt.
Du kan få nærmere oplysninger om Vellivs overførsel af dine personoplysninger til tredjelande ved at skrive til vores databeskyttelsesrådgiver her

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte din HR på mail på HR@velliv.dk eller telefon, eller du kan skrive til vores databeskyttelsesrådgiver her. Vi behandler sager om indsigt via indsigt@velliv.dk.

Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, herunder få udleveret en kopi.

Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet dine personoplysninger, inden vores opbevaringsperiode udløber.

Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til dataportabilitet: Du har ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, samt til at få overført personoplysninger fra Velliv til en anden dataansvarlig.

Vi svarer dig inden for 30 dage.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder her.

Hvis du ønsker at tilbagekalde et samtykke, kan du kontakte os på HR@Velliv.dk.

Du kan til enhver tid bruge funktionen "rediger min profil" på din EasyCruit-konto, hvis du ønsker at slette, uploade og redigere oplysninger.

Kontakt
Såfremt du ønsker at udøve nogle af disse rettigheder, eller såfremt du har eventuelle spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på:

Velliv, Pension & Livsforsikring A/S
CVR-nr. 24260577
Lautrupvang 10
2750 Ballerup
Tlf.nr: 70 33 99 99
HR@velliv.dk

Kontakt Vellivs databeskyttelsesrådgiver: https://www.velliv.dk/dk/privat/om-os/samfundsansvar/persondata/kontakt-dpo

Såfremt du ønsker at klage over behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte os på ovenstående e-mail. Du kan også indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby.